PPK Kemayoran melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip yang dilaksanakan pada Selasa (23/12) bertempat di Cikarang, Jawa Barat. Proses pemusnahan arsip ini disaksikan langsung oleh tim pencipta arsip, divisi yang membidangi hukum, Satuan Pemeriksaan Internal, Unit Kearsipan I Kementerian Sekretariat Negara, serta Biro Umum Setdukab.
Pemusnahan arsip dilakukan kepada arsip yang tercipta pada kurun waktu 1970 hingga 2023 di lingkungan PPK Kemayoran. Total arsip yang dimusnahkan mencapai 160 boks atau 5.335 nomor berkas, yang terdiri atas arsip fasilitatif dan arsip substantif. Arsip fasilitatif meliputi dokumen keuangan, administrasi umum, serta sarana pengamanan, sementara arsip substantif berasal dari kegiatan pemeliharaan kawasan, fasilitas sosial dan fasilitas umum.
Kegiatan ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja, mengendalikan volume arsip, serta melindungi informasi dari potensi penyalahgunaan wewenang. Pemusnahan arsip juga merupakan bentuk kepatuhan terhadap Peraturan Menteri Sekretariat Negara Nomor 4 Tahun 2023, serta peraturan Direktur Utama PPK Kemayoran terkait pengelolaan dan jadwal retensi arsip.
Dalam pelaksanaannya, pemusnahan arsip dilakukan melalui pihak ketiga, yaitu PT Indoarsip Kertaskarya Buanasentosa, dengan metode pencacahan menggunakan mesin penghancur kertas, sehingga informasi di dalam arsip tidak dapat dipulihkan kembali.
Asisten Deputi Dokumentasi, Diseminasi, dan Arsip Kepresidenan dan Kementerian Heru Priyantono menjelaskan metode pemusnahan arsip yang dilakukan oleh PPK Kemayoran menjadi wujud pemerintah dalammenaatin peraturan dan pelestarian alam. “Kami selaku UK I bekerja sama dengan PPK Kemayoran dan PT Indoarsip Kertaskarya di Cikarang melakukan pemusnahan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan dengan metode dirajang, metode dirajang ini merupakan salah satu metode yg paling baik karena dari situ kertas akan didaur ulang menjadi kertas kembali, sehingga secara tidak langsung ikut membantu pemerintah dalam pelestarian alam," Jelas Heru.
Kepala Divisi Administrasi dan Umum Yusuf Wibisono menyampaikan bahwa kegiatan pemusnahan arsip ini merupakan langkah strategis dalam pengelolaan arsip yang profesional dan bertanggung jawab. “Pemusnahan arsip dilakukan setelah melalui tahapan dan prosedur yang ketat sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan. Hal ini menjadi bagian dari upaya kami untuk menjaga tertib administrasi, mengurangi penumpukan arsip, serta memastikan informasi yang sudah tidak bernilai guna tidak disalahgunakan,” ujar Yusuf.
Tahapan pemusnahan arsip diawali dengan pembentukan panitia melalui Surat Keputusan (SK) Tim, dilanjutkan dengan penyusunan Daftar Arsip Usul Musnah serta persetujuannya oleh unit pencipta arsip. Selanjutnya dilakukan verifikasi atau uji petik oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), kemudian penyusunan surat pertimbangan oleh tim pelaksana pemusnahan arsip dan penyesuaian daftar arsip usul musnah.
Proses kemudian dilanjutkan dengan pengajuan surat permohonan pemusnahan arsip dari PPK Kemayoran kepada Kementerian Sekretariat Negara, yang selanjutnya diteruskan kepada ANRI. Setelah memperoleh persetujuan pemusnahan dari Kepala ANRI, pemusnahan arsip ditetapkan melalui Surat Keputusan Direktur Utama PPK Kemayoran, kemudian dilaksanakan pemusnahan arsip dan dituangkan dalam Berita Acara Pemusnahan.
Dengan dilaksanakannya pemusnahan arsip ini, PPK Kemayoran menegaskan komitmennya dalam mewujudkan pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan, sekaligus mendukung terciptanya tata kelola organisasi yang efektif, efisien, dan transparan.
